A pandemia global do Coronavírus (COVID-19) está impactando o mercado de eventos. Essa incerteza temporária é algo que muitos organizadores de eventos estão passando. Nosso objetivo é compartilhar as melhores práticas ao redor do mundo, à medida que nossa comunidade enfrenta esse período cheio de desafios.

Ao invés de cancelar um evento, cada vez mais organizadores aproveitam a oportunidade para adiar o evento. Essa escolha não somente te ajudará a manter seu projeto em andamento, como também te dará mais tempo para avaliar e planejar uma experiência ainda melhor para o seu público.

Aqui estão algumas dicas simples para adiar o evento, gerenciando expectativas e mantendo seu público informado e engajado:

1. Informe a seus fornecedores sobre seu plano de adiar o evento

Além da comunidade de participantes, seus contratos e relacionamentos com seus prestadores de serviço serão imediatamente afetados pelo adiamento do evento. Embora seja provável que eles já estejam se preparando para uma mudança de planos, você precisará se comunicar rapidamente com eles para discutir alternativas que sejam justas para todos.

Comece por aqui:

• Procure pelos seus direitos de reagendar ou cancelar serviços: verifique seu contrato para determinar quais cenários são cobertos e as políticas de seus fornecedores em relação ao adiamento do evento;
• Avise o mais rápido possível: alguns prestadores de serviços permitem apenas o reagendamento dentro de um certo período de tempo antes da data do evento. Vinte e quatro horas é geralmente considerada a quantidade mínima de aviso prévio, mas um aviso mais antecipado é esperado se você souber mais cedo;
• Verifique o que o seu seguro cobre: ​​se você tiver um seguro para eventos, poderá recuperar alguns dos custos adicionais incorridos como resultado do reagendamento.

2. Informe aos seus parceiros e palestrantes

Todo o time que você organizou para dar palestra, se apresentar ou realizar ativações em seu evento precisará fazer ajustes na programação, então quanto mais rápido você puder ajudá-los a se reorganizar, melhor.

Adicione à sua lista de tarefas:

• Informe imediatamente aos patrocinadores, parceiros e palestrantes que precisarem viajar para o seu evento;
• Discuta datas alternativas preferidas para determinar a melhor opção e fazer o reagendamento;
• Se eles não puderem participar na nova data, peça ajuda para encontrar outros parceiros/palestrantes.

3. Faça o anúncio da reprogramação

Agora que você interrompeu a venda de novos ingressos, é hora de atualizar as pessoas que já compraram ingressos para o seu evento. A rapidez e a clareza com que você comunica as mudanças irá reforçar o compromisso com os participantes e aumentar a confiança na sua marca.

Inclua o seguinte: 

• O motivo do adiamento;
• A nova data do evento;
• Um link para sua política de reembolso;
• Como obter suporte ao cliente;

Aqui está um exemplo para você se inspirar:

Prezado [NOME DO PARTICIPANTE],

Devido ao [CONSELHO/DECRETO LOCAL, REGIONAL ou NACIONAL] relacionado ao recente surto de coronavírus (COVID-19), decidimos reagendar o nosso evento. O [NOME DO EVENTO] será adiado para [DATA DO NOVO EVENTO] em [NOVO LOCAL].

Embora seja frustrante reagendar o evento, incentivamos todos a seguirem as orientações da Organização Mundial da Saúde (OMS) e das autoridades locais de saúde pública, e esperamos vê-lo nos próximos eventos.

Atenciosamente,

[ASSINATURA]

[CONTATO]

Uma vez que você construiu uma comunicação sólida, anuncie o adiamento em todos os canais promocionais possíveis, incluindo: 

• • E-mail: entre em contato com todos que compraram ingressos/inscrições para atualizá-los sobre o adiamento do evento;
  • Plataforma de venda de ingressos: Se sua plataforma inclui mensagens aos inscritos, aproveite isso como uma ferramenta eficiente de divulgação.

• • Postagens nas redes sociais: fique atento e responda comentários nas redes sociais prestando muita atenção à hashtag do seu evento. Observe as menções ao evento para poder respondê-las e considere entrar em contato com os usuários em particular para responder a qualquer reclamação pública;
  • Parceiros de mídia: assim como seus parceiros de mídia ajudam a compartilhar seu evento com novos públicos, eles também servem como um meio para comunicar mudanças e atualizações sobre o evento.

Dica Pro para todos os organizadores de eventos: comunique-se de acordo com a urgência da situação. Se você estiver comunicando uma mudança em um evento que aconteceria dentro de três dias ou menos, considere  um comunicado oficial e outros canais, além de redes sociais e do e-mail. O e-mail e uma postagem nas mídias sociais serão suficientes para eventos que aconteceriam em uma data mais distante. Avalie a capacidade dos seus parceiros de mídia para propagar a informação sobre seu adiamento.

Esperamos que essas dicas te ajudem. Assim que tivermos mais conteúdos sobre quarentena no mundo dos eventos voltamos aqui!