Checklist gratuito para festas: Antes do evento
Olá produtores de eventos, tudo bem? Sabemos que produzir um evento é muito difícil! Se atentar e não se esquecer de cada e pequeno detalhe é muito difícil. Por isso preparei um checklist gratuito para festas em 3 partes para te ajudar! Hoje trouxe checklist gratuito para festas de antes do evento, mas vamos ter o do dia do evento e o pós-evento, fique ligado por aqui!
| DEFINIR O TIPO DE FESTA |
| Festa temática |
| Estilo musical |
| Período: diurno ou noturno, quantas horas de festa, tamanho |
| ESCOLHA DO ESPAÇO |
| Procurar indicações, pesquisas por espaços para eventos, verificar o que o espaço já inclui em seu pacote |
| Pedir orçamento dos espaços e verificar a disponibilidade de datas |
| Escolher o espaço |
| ATRAÇÕES DA FESTA |
| Escolher DJ, Banda |
| Interações, Apresentações Artísticas e Culturais |
| ESTRUTURA DA FESTA |
| Cenografia e Decoração |
| Bar, Cardápio do Bar |
| CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS |
| Equipe de Segurança e/ou limpeza (dependendendo do espaço, esse item é a parte) |
| Equipe de Staff |
| Fornecedor de bebidas e/ou comidas |
| Food Trucks ou outras opções |
| Escolha de brindes para os participantes |
| Fotógrafo e Videomaker |
| Equipe de Marketing (Social Media, Designer Gráfico, entre outros) |
| Escolha dos promotores |
| Empresa de Vallet ou estacionamentos parceiros |
| CAPTAÇÃO DE PATROCÍNIOS E PARCERIAS |
| Escolha de parceiros |
| Definir cotas de patrocínio |
| Pesquisar possíveis patrocinadores |
| Enviar propostas |
| Enviar e-mail para parceiros e patrocinadores com as instruções para antes e durante o evento |
| SELECIONE UMA PLATAFORMA PARA VENDER INGRESSOS ONLINE CONSIDERANDO: |
| Todos os tipos de pagamentos, incluindo boleto bancário e cartão parcelado |
| Antecipação (repasse) do valor das vendas para que você possa investir na infra da festa e organizar seu fluxo de caixa |
| Ferramentas de e-mail marketing integradas para o envio de convites e flyers |
| Integração com redes sociais para facilitar a promoção |
| Criação de diferentes ingressos como cortesias para patrocinadores, camarotes e VIPs |
| Hotsite do evento personalizável |
| Bilheteria integrada com a platafoma para obter os relatórios de vendas e check-in |
| Credenciamento (check-in) via QR code para evitar fraudes |
| Acompanhamento das vendas em tempo real através de smartphone |
| CRIE INGRESSOS DIFERENTES |
| Lotes 1º, 2º, 3º |
| Camarotes e VIPs |
| Códigos de Desconto para convites |
| Pulseiras |
| COMECE A PROMOVER |
| Desenvolva uma arte criativa para o hotsite com uma descrição convincente da festa para que as pessoas comprem ingressos |
| Escolha da gráfica para impressão de materiais de divulgação (flyers, adesivos e banners) |
| Faça um post nas redes sociais e direcione os cliques para o hotsite do evento |
| Promova o post nas redes sociais para alcançar mais pessoas, além de seus seguidores |
| Selecione promotores para lhe ajudar nas vendas online e negocie a comissão com cada um deles |
| Crie um link de rastreamento para cada promotor com o intuito de monitorar as vendas destes canais na plataforma |
| Descubra o canal de mídia que está dando maior retorno e invista mais nele |
| Acompanhe as vendas pelo smartphone |
| Envie um email através da platafoma informando aos que já compraram ingresso sobre a logística do local (estacionamentos e restaurantes próximos) |
| VISITAS TÉCNICAS |
| Visitar o espaço, dependendo do porte do evento, com um mês de antecedência |
| Na semana do evento checar som, iluminação e estrutura de palco |
| Alinhar estruturas de bar |
| Verificar entradas e saídas do local |
Pode imprimir se quiser e até inserir status, prioridade, responsável, descrição, entrega e % concluída! Se quiser modificar algo também fique a vontade, e não deixe de comentar aqui qualquer sugestão que achar pertinente para que possamos incluir, ok?! Espero que seja útil, e em breve postamos o checklist gratuito para festas do dia da festa e o checklist gratuito para festas do pós-festa! Fique ligado!