Olá profissional do evento, como passou a semana? No último post falamos sobre organização de formaturas e feiras comerciais. Falamos sobre atrações, ingressos e fornecedores e hoje eu trouxe a terceira e última parte desse post com mais algumas dicas: acompanhe!

Mapeie o ambiente:

Preencha o espaço com a ajuda de um arquiteto! O correto cálculo dos espaços otimiza a prestação de serviços de outros fornecedores e facilita a movimentação das pessoas pelo local.

Monte o evento:

A montagem pode se iniciar três dias antes do evento, principalmente nos quesitos cenografia, mobiliário e equipamentos. Portanto, nesse dia, tenha em mãos o mapa do evento, o mapa do local com cabeamento e encanamento, o contrato do local, as exigências de segurança e o checklist com todos os procedimentos que serão realizados em cada dia. (já soltamos o checklist aqui no blog!)

Deixe que duas a três pessoas acompanhem todo o processo, para evitar equívocos, futuros problemas e estresses.

Invista em uma equipe de credenciamento:

Invista em uma equipe de operação de recepção eficiente e bem instruída para garantir o conforto e confiança dos participantes do seu evento. Quando os staffs tem em mente todo o fluxograma de possíveis ações, de imprevistos ou não, o participante identifica a boa organização e elimina qualquer suspeita de funcionários ineficientes.

Monitore as atividades:

Esteja sempre em contato com sua equipe durante o evento para coordenar as atividades previstas. Quando se fala de formaturas, existe uma série de protocolos e cerimônias que devem ser cumpridas sem atraso. Já nas feiras comerciais, é importante realizar um verdadeiro trabalho de fiscalização dos seus fornecedores e dos demais.

Faça um eficiente pós-evento:

Confira os itens quebrados, perdidos ou esquecidos na chapelaria – alguém poderá solicitar. Acompanhe a desmontagem dos itens para garantir a integridade do espaço utilizado e prepare-se para as análises administrativas e de público, que virão após a atualização do banco de dados. Tenha em seu planejamento uma estrutura de comunicação com o participante, também para o pós-evento. Dessa forma você mostrará o quanto foi importante recebê-lo em seu evento.

Essa foi a terceira e última parte das dicas de Organização de formaturas e feiras comerciais. Semana que vem volto com 6 passos para divulgar seus cursos de forma efetiva! Até lá!